Şirketlerin Verbis Kayıt Yükümlülüğü
I. Giriş
Günümüzde kişisel veriler, hem kamu hem de özel sektör için en değerli varlıklardan biri haline gelmiştir. Bu verilerin işlenmesi, korunması ve yönetimi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile sıkı kurallara bağlanmıştır. Bu kuralların en önemlilerinden biri de veri sorumlularının faaliyetlerini beyan etmelerini sağlayan Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS)‘ne kayıt yükümlülüğüdür. Bu makalede, bir veri tabanı olmanın ötesinde şeffaflık ve hesap verebilirliğin bir teminatı olan VERBİS’in ne olduğunu, kimlerin kayıt olmak zorunda olduğunu, kayıt sürecini ve bu yükümlülüğe uyulmamasının sonuçlarını detaylı bir şekilde inceleyeceğiz.
II. VERBİS Nedir ve Hukuki Dayanağı Nedir?
VERBİS, Türkiye’de kişisel verileri işleyen veri sorumlularının (gerçek ve tüzel kişilerin), bu verileri hangi amaçlarla ve ne şekilde işlediklerini beyan ettikleri bir kamuya açık sicildir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK) tarafından yönetilen bu sistem, veri işleme faaliyetlerinin kayıt altına alınmasını ve denetlenebilir olmasını sağlar.
VERBİS’in hukuki dayanağı, KVKK’nın 16. maddesidir. Bu maddeye göre, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce VERBİS’e kayıt olmak zorundadır. Bu sicil, kamuoyunun veri sorumlularının kişisel veri işleme süreçleri hakkında bilgi edinmesine olanak tanır ve böylece veri sorumlularının şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkelerine uymasını sağlar.
III. Kimler VERBİS’e Kayıt Olmak Zorundadır?
VERBİS’e kayıt yükümlülüğü, tüm veri sorumluları için mutlak değildir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul), bazı veri sorumlularını bu yükümlülükten istisna tutabilir. Genel olarak, kayıt olmak zorunda olan veri sorumluları şunlardır:
- Yıllık çalışan sayısı 50’den fazla olan veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den fazla olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları.
- Yıllık çalışan sayısı 50’den az olup yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olmakla birlikte, ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları. Örneğin, sağlık sektörü, hukuk büroları veya sendikalar gibi özel nitelikli verileri yoğun olarak işleyen kurumlar.
Bu şartları karşılayan her veri sorumlusunun, Kanun’a göre belirlenen son başvuru tarihlerine kadar VERBİS’e kayıtlarını tamamlamaları gerekmektedir.
IV. VERBİS Kayıt Süreci ve Gereken Bilgiler
VERBİS’e kayıt süreci, Veri Sorumlusu veya onun atadığı temsilci tarafından çevrimiçi olarak gerçekleştirilir. Kayıt sırasında veri sorumlularının sisteme girmesi gereken başlıca bilgiler şunlardır:
- Veri Sorumlusunun Kimlik ve İletişim Bilgileri: Adı/unvanı, adresi, telefon numarası ve e-posta adresi gibi temel bilgiler.
- Veri Sorumlusu Temsilcisi: Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumluları için atanan temsilcinin bilgileri.
- Veri İşleme Amaçları: Kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği (örneğin, müşteri ilişkileri yönetimi, ürün/hizmet satışı).
- Kişisel Veri Kategorileri: Hangi tür kişisel verilerin işlendiği (örneğin, kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, finansal bilgiler).
- Veri Aktarımı Yapılan Alıcı Grupları: Verilerin yurt içi veya yurt dışındaki hangi kişi ve kurumlara aktarıldığı.
- Yurt Dışına Veri Aktarımı: Verilerin yurt dışına aktarılıp aktarılmadığı ve aktarımın hukuki dayanağı.
- Kişisel Veri Saklama Süreleri: Verilerin ne kadar süreyle saklandığı.
- Veri Güvenliğine İlişkin Tedbirler: Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için alınan idari ve teknik tedbirler.
V. Yükümlülüğe Uyumsuzluğun Sonuçları ve Cezalar
VERBİS’e kayıt yükümlülüğünü yerine getirmemenin ciddi hukuki yaptırımları bulunmaktadır. KVKK’nın 18. maddesine göre, kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket eden veri sorumlularına 272.380 TL’den 13.620.402 TL’ye kadaridari para cezası uygulanabilir.
Kurul, bu cezaları belirlerken veri sorumlusunun yıllık cirosunu, ihlalin niteliğini, veri ihlalinin boyutunu ve veri sorumlusunun iş birliği durumunu göz önünde bulundurur. Bu cezaların yıllık olarak güncellendiği unutulmamalıdır.
VERBİS kaydının olmaması, bir veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü ihlal ettiği anlamına gelmez, ancak Kurul tarafından yapılan denetimlerde ilk bakılan ve en kolay tespit edilen aykırılıklardan biridir. Bu nedenle, kanuni şartları taşıyan her veri sorumlusu için VERBİS’e kayıt olmak, hukuki uyumluluk için atılması gereken ilk ve en önemli adımlardandır.
VI. VERBİS Süreci ve Şirketler Açısından Adımlar
- Veri Envanteri Hazırlam
- Kayıt ve Bildirim
- Güncelleme
- Kurumsal Uyum Politikaları (KVSP, aydınlatma metinleri, açık rıza metinleri, gizlilik sözleşmeleri, iç denetim, eğitim, çerez politikaları, özel nitelikli veriler için ek önlemler, ihlal planları).
VII. Çetinkaya Hukuk ve Danışmanlık Ofisi Olarak Hizmetlerimiz
VERBİS kayıt sürecinin karmaşık yapısı ve girilmesi gereken bilgilerin teknik niteliği, bu sürecin uzman bir destekle yönetilmesini gerektirebilir. Çetinkaya Hukuk ve Danışmanlık Ofisi olarak, müvekkillerimizin VERBİS yükümlülüklerini eksiksiz yerine getirmeleri için aşağıdaki hizmetleri sunmaktayız:
– Şirketinizin VERBİS kayıt yükümlülüğü var mı, kontrol edilir.
– Var ise VERBİS kayıt işlemleri mevzuata uygun olarak gerçekleştirilir.
– Aydınlatma metinleri, açık rıza metinleri ve çerez politikaları gibi tüm metinler hazırlanır.
– Hizmet, tedarikçi, iş sözleşmeleri vb. gözden geçirilir veya hazırlanır.
– Reklam ve pazarlamada kullanılan SMS ve mailler için İYS entegrasyonu sağlanır.
– Şirketinizin KVKK politikası güncellenir, gerekli önlemler alınır.
– Çalışanların KVKK kapsamında bilgilendirilmesi sağlanır.
KVKK uyum sürecinizin ilk adımı olan VERBİS kaydı ve diğer yasal yükümlülükleriniz için uzman ekibimizle iletişime geçebilirsiniz.